ZFŚS a RODO – zmiany w pigułce

Wynikiem nowelizacji Ustawy o ZFŚS, od 4 maja 2019 r. zostały między innymi dookreślone zasady przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z funduszu.

Przypominamy:

  • Udostępnienie danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca jednak ma prawo żądać od wnioskującego udokumentowania danych osobowych, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Należy podkreślić, że powyższe uprawnienia dotyczy także zbadania dokumentacji medycznej, ale wyłącznie w zakresie niezbędnym do udokumentowania uprawnienia do świadczenia.
  • Do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające, wydane przez pracodawcę odrębne, szczególne pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych.
  • Pracodawca przetwarza dane osobowe, osoby uprawnionej do świadczeń z ZFŚS, przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z ZFŚS oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.
  • Pracodawca ma obowiązek dokonywania przeglądu przetwarzanych danych osobowych, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia zasadności ich dalszego przechowywania.
  • Pracodawca ma obowiązek usunięcia danych osobowych, których dalsze przetwarzanie jest zbędne do realizacji celu określonego w Ustawie o ZFŚS.

Jeżeli, mimo powyższego, mają Państwo wątpliwości w obszarze ZFŚS – zapraszamy do kontaktu.